Tips

Rörigt i arkivet? – Dags för digitala lösningar

rnn.yqe.

Trots datorernas intåg i vårt vardagsliv har papperen allt mer tagit över tillvaron och mycket av dokumentationen finns någonstans i någon pärm på någon hylla. Vem känner inte igen detta scenario? Och då har vi inte börjat tala om den påverkan på miljön som papperet ändå har, även om det är återvunnet papper.

I dagsläget finns åtskilliga lösningar för den som vill slippa att skriva ut alla företagets handlingar på papper. Att istället använda sig av e-arkiv och andra digitala lösningar kan på sikt minska användningen av papper och därmed minska miljöpåverkan och behovet av stora, och ofta bottenlösa, arkiv. Att samla all dokumentation digitalt innebär också stora fördelar om företaget skulle drabbas av exempelvis en brand då samtliga dokument finns sparade på annan plats. I dagsläget finns ett flertal företag som säljer platser i e-arkiv och även andra digitala tjänster på internet som kan vara användbara.

Kontorspapper kan tyckas vara en ganska oskyldig produkt men dess miljöpåverkan är ganska stor. Störst miljöpåverkan uppstår i samband med avverkning och transport. Skogsmaskinerna förstör även marken i skogen, vilket leder till områden som inte hämtar sig på många år efter avverkningen. Under tillverkningsprocessen släpper pappersverken ut en hel del miljöstörande ämnen i luft och vatten. Även om det är bättre för miljön att återvinna papper så har även denna process viss miljöpåverkan.

De företag som erbjuder e-arkiv kan också erbjuda andra passande tjänster, som nämndes ovan, så som digital signering och lagring av andra dokument. Det finns i dagsläget även möjlighet till digitala brevlådor vilket möjliggör att all post kan levereras digitalt över hela världen. Det innebär att du som företagare inte längre är bunden av en fast adress, du behöver inte heller ha någon som tar hand om posten och arkivet när du befinner dig på resande fot.